Perşembe öğleden sonra, saat 15:40. Bir satıcı iki ekran arasında gidip geliyor. Birinde Hepsiburada satıcı paneli: bugün çıkması gereken 38 paket. Diğerinde kendi satış kanalının paneli: sabahtan beri bekleyen 25 sipariş. Hepsiburada paketlerinin kargo ve etiket işi bir yerde, kendi sitenin siparişleri başka bir araçta, başka bir akışla yürüyor.
Akşam 18:00'e doğru biri şunu fark ediyor: iki Hepsiburada paketinin etiketi iki kez basılmış, bir paket ise hiç kargoya verilmemiş. Bunu ertesi sabah, sipariş bir gün gecikmişken anlayacaklar.
Birden fazla kanalda satan birçok satıcı bu günü tanır. Sorun tek bir hata değil. Sorun, iki ayrı panelde, iki ayrı ritimde, saate bağlı bir işi elle yürütmek.
Bu rehber Hepsiburada kargosunun gerçekte nasıl işlediğini, satıcı panelinde yürütmenin hacim büyüdükçe neden zorlaştığını ve Hepsiburada siparişlerini kendi satış kanallarınızla tek kuyrukta nasıl göndereceğinizi anlatıyor. Neyi yapıp neyi yapmadığımızı da açıkça yazıyoruz.
Aynı mantığı Trendyol için Trendyol sipariş ve kargo yönetimi rehberinde anlattık. Birden fazla kanalda satıyorsanız çoklu kanal sipariş yönetimi yazısı bütünü çiziyor.
Hepsiburada Kargosu, Kendi Satış Kanalınızdan Neden Farklı?
Kendi satış kanalınızdan gönderirken kargo firmasını, hizmeti ve zamanı siz seçersiniz. Hepsiburada siparişinde bunların bir kısmı sizin elinizde değil:
- Kargo firmasını Hepsiburada atar. Her pakete bir kargo firması atanır. Başka bir firmaya geçebilirsiniz, ama hangi firmalara geçilebileceğini Hepsiburada belirler. Kendi anlaşmanızı pazaryeri siparişine uygulayamazsınız.
- Süre size yazılır. Hepsiburada satıcı puanını sekiz parametreden hesaplıyor; müşteri değerlendirmeleri, iptal ve iade oranları, müşteri sorularına dönüş süresi, faturaların eksiksiz iletilmesi ve eksik, hatalı ya da hasarlı ürün gönderilmemesi bunların arasında. Biri de kargoya zamanında teslimat. Hepsiburada her parametrenin puana ağırlığını açıklamıyor.
- Gecikmenin bedeli var. Zamanında kargolanmayan siparişlerde puan düşüşü ve sipariş bedeli üzerinden hesaplanan bir yaptırım uygulanabiliyor. Sık tekrarında ise görünürlük ve komisyon tarafında sonuçlar çıkabiliyor. Süre ve oranlar değişebildiği için güncel değerleri satıcı panelinizdeki kurallardan teyit edin.
Yani Hepsiburada'da kargo, "hangi firma ucuz" sorusundan çok "bu paket süresi içinde çıktı mı" sorusu. Bu da işi hacim büyüdükçe organizasyon problemine çeviriyor.
Neden Yöntemi Değiştirmeli?
Satıcı panelinde yürütmek 10-15 paketlik günlerde sorun değil. Hacim artınca üç şey bozuluyor:
- Bakılacak yer çoğalıyor. Hepsiburada, kendi sitenizin paneli, belki bir pazaryeri daha. Her biri ayrı kuyruk, ayrı etiket akışı. "Bugün kaç paket var?" sorusunun tek cevabı yok.
- Tek tek işlem hata üretiyor. Etiketi tek tek almak, kargoyu tek tek kontrol etmek elli paketlik bir günde iki kez basılan ya da atlanan bir etikete dönüşüyor. Operasyonu ölçeklendirme yazımızda belirttiğimiz gibi elle yürütülen süreçte bu tür hatalar 30 sipariş civarında başlıyor.
- Pazaryeri siparişi sıranın başına geçiyor. Süresi olan Hepsiburada paketleri önce çıkıyor, kendi satış kanalınız ikinci plana düşüyor. Marjın genellikle daha iyi olduğu kanal, gürültülü kanalın gölgesinde kalıyor.
Neden Shipink ile?
Shipink'te Hepsiburada satış kanalınızı bağladığınızda gönderime hazır paketleriniz kendi satış kanalınızın siparişleriyle aynı kuyruğa düşer. Gün şöyle işler:
1. Bir kez bağlayın. Hepsiburada satıcı bilgilerinizle satış kanalını bağlarsınız. Bağladığınızda sizin için bir Hepsiburada kargo hesabı da otomatik açılır.
2. Paketler kuyruğa düşer. Hepsiburada siparişleriniz, diğer kanallarınızın yanında aynı ekranda görünür. Sipariş sayısına tek yerden bakarsınız.
3. Kargoyu oradan seçin. Gönderiyi oluştururken Hepsiburada'nın izin verdiği firmalardan (HepsiJET, Aras, Yurtiçi, Sürat, MNG, PTT gibi) birini seçersiniz. Hepsiburada paneline dönmenize gerek kalmaz. Takip numarası, seçtiğiniz kargo firmasının numarası olur.
4. Etiketleri toplu alın. Paketleri seçip etiketleri toplu bastığınızda elli paketlik öğleden sonra dakikalara iner. Etiketin hemen hazır olmadığı durumlarda sistem etiketi otomatik yeniden dener, siz takip etmezsiniz.
5. Takibi tek yerden izleyin. Gönderilen her paket, Hepsiburada olsun olmasın, aynı görünümde durumunu bildirir. Takılan paketi puanınıza yansımadan önce görürsünüz.
Testi basit: bütün bir kargo gününü, tek bir paket için bile Hepsiburada satıcı paneline girmeden bitirebiliyor musunuz? Cevap evet ise panelin üstünde çalışıyorsunuz demektir.
Hepsiburada satış kanalı sayfasından bağlantı adımlarına bakabilirsiniz.
Dürüst Sınırlar
Bu akış her şeyi devralmıyor. Bilmeniz gerekenler:
- Kargo seçimi Hepsiburada'nın listesiyle sınırlı. Kendi anlaşmanızı Hepsiburada siparişine bağlayamazsınız. Kendi anlaşmalarınız kendi satış kanalınızın siparişleri için.
- Kargo ücreti Hepsiburada anlaşmasına göre işler. Bu kanalda firmalar arasında fiyat karşılaştırmasıyla tasarruf aramazsınız; kazanç hız ve düzenden gelir.
- Siparişler anlık düşmez. Shipink bu kanalda anlık bildirim yerine paketleri düzenli aralıklarla çeker; yeni bir paket bir sonraki çekimde kuyruğa girer.
- Fatura iletimi Shipink'ten yapılmıyor. Hepsiburada faturayı e-arşiv fatura bağlantısı olarak istiyor ve bunu Shipink iletmiyor. Faturaların eksiksiz iletilmesi puanın parçası olduğu için bu adımı mevcut akışınızla sürdürün.
- İade kararı Hepsiburada'da. İade taleplerini onaylama ya da reddetme Hepsiburada tarafında kalır; Shipink'te talepler salt okunur.
- Gönderiyi Shipink'ten silmek paketi bozmaz. Paket Hepsiburada'da yaşamaya devam eder. İptal gerekiyorsa Hepsiburada tarafında yapılır.
- Mikro ihracat paketleri kapsam dışı. Bu paketlerin akışı Hepsiburada tarafında yürür.
Bu sınırlar yöntemin amacını da gösteriyor: Hepsiburada'nın kurallarını değiştirmek değil, o kuralların içinde işi tek kuyrukta, toplu ve hatasız yürütmek.
Ölçmeniz Gereken Dört Şey
Hepsiburada operasyonunuzu puanla izlediği için, karnesi size gelmeden önce kendi rakamınızı bilin:
- Kargoya teslim süresi. Sipariş düştüğünden kargoya verilene kadar geçen süre. Puanın parametrelerinden biri.
- Kargo firmasına göre teslim performansı. Hepsiburada'nın izin verdiği firmalar arasından hangisi rotalarınızda gerçekten zamanında teslim ediyor? Kargo firması performans takibi rehberi bunu nasıl izleyeceğinizi anlatıyor.
- İlk denemede teslim ve istisnalar. Hatalı adres ve başarısız deneme pazaryerinde de zarar verir; başarısız teslimat rehberindeki disiplin burada da geçerli.
- İade nedenleri. Hasar ve yanlış ürün kaynaklı iadeleri ürün kaynaklılardan ayırın. İade yönetimi rehberi bunun nedenini açıklıyor.
Bir kargo firması bir bölgede aksarsa elinizde yedek olması da önemli; bunu kargo firması aksadığında yedek plan rehberinde ele aldık.
Neden Şimdi?
Kasım kampanyaları yaklaşıyor. Sipariş sayısı artar ve paketlemeye çoğu zaman geçici ekip girer. Süreci o hafta kurmaya çalışırsanız öğrenme ve hata aynı anda yaşanır. Yoğun sezon hazırlık planında istisnaların hacimle birlikte büyüdüğünü anlattık.
Kampanyada kaçan süre puana yazılır. Yoğunlukta geç çıkan paketler yaptırıma ve puan düşüşüne yol açabilir; puan kampanya bitince de sizinle kalır.
Kampanyadan önce birkaç haftanız var. Bağlantıyı kurmak, kuyruğa alışmak ve toplu etiket akışını denemek için yeterli. Aynı şeyi kampanya haftasında yapmak pahalıya gelir.
Bu Hafta Deneyebileceğiniz Prova
- Son bir haftanın Hepsiburada paketlerine bakın. Kaçı sipariş düştükten sonraki ilk gün içinde kargoya verildi?
- Bir kargo gününü saatle tutun. Hepsiburada paneli ile kendi kanalınız arasında gidip gelmek ve etiket almak kaç dakikanızı alıyor?
- Hepsiburada kanalını bağlayın ve 20 paketlik bir gün deneyin: kuyruktan seçin, kargoyu belirleyin, etiketleri toplu alın.
- Fatura iletiminin kimde olduğunu netleştirin. Hepsiburada faturayı sizden bekliyor; bu adım hâlâ mevcut akışınızda çalışıyor mu?
- Panelinizdeki güncel termin ve yaptırım kurallarını not edin. Hedef sürenizi bu kurala göre belirleyin.
Panelin Üstünde Çalışın
Hepsiburada'yı kötü göndermenin maliyeti küçük ve görünür bir ceza ile büyük ve görünmez bir kayıptan oluşur: puan düştükçe daha az kişiye gösterilirsiniz. Bu kadar çok satıcının zorlanmasının sebebi özensizlik değil; satıcı panelinin, tek paket tek tık mantığında, gerçek bir kargo operasyonu için tasarlanmamış olması.
Hepsiburada siparişlerini kendi kanallarınızla aynı kuyruğa alıp aynı toplu akışla göndermek, süreyi kahramanlıkla değil varsayılan olarak tutturmanın yolu. Hepsiburada kanalınızı bağlayıp 20 paketle denemek isterseniz Shipink'i ücretsiz deneyebilir, operasyon araçlarına göz atabilir ya da kurulumunuzu konuşmak için bize yazabilirsiniz.
